Inspectietool

Vijf inspecteurs die elke dag het veld in gaan, en elke dag terugkomen om uren kwijt te zijn aan administratie.

Foto’s via WhatsApp naar kantoor sturen. Notities in Word uittypen. Bevindingen handmatig samenvoegen in een rapportagetemplate. Alles controleren op volledigheid. Dan pas versturen. Per inspecteur kostte dit twee uur per dag. Op een vijfkoppig team is dat 50 uur per week die niet aan inspecties werden besteed.

Waarom het zo lang duurde

De operationeel manager wist al jaren dat dit anders moest. Maar iedere keer dat hij het aankaarte, strandde het gesprek op kosten of complexiteit. “We hebben het altijd zo gedaan” is een argument dat moeilijk te weerleggen is als er geen concreet alternatief op tafel ligt.

Wat het doorbrak: een foute rapportage die een klacht opleverde. Een medewerker had verkeerde foto’s aan het verkeerde dossier gekoppeld. Het systeem van losse bestanden en handmatige koppelingen lokte dit uit. De manager besloot dat het genoeg was.

Begrijpen hoe inspecteurs echt werken

We startten met de blauwdruk. Om te begrijpen hoe inspecteurs in het veld werkten: welke informatie ze vastlegden, op welk moment, hoe klantrapportages eruitzagen. Wat werkte al goed, wat niet?

De uitkomst was een klikbaar prototype dat de inspecteurs zelf konden beoordelen: niet de manager, de mensen die ermee zouden werken. Pas na hun akkoord begon de bouw.

Vier weken later

De applicatie werkt op telefoon en tablet. Inspecteurs leggen direct in het veld vast: foto’s, tekstvelden, gestandaardiseerde checklists. Alles gaat direct naar het centrale systeem. De rapportage is klaar zodra de inspecteur de deur van de locatie uitloopt.

Het overtypen via WhatsApp en Word is verdwenen, net als de verkeerd gekoppelde bestanden.

50 uur per week, elke week

5 inspecteurs × 2 uur per dag = 50 uur per week teruggewonnen. Minder dan twee maanden na de lancering was de investering terugverdiend.

Maar wat de manager misschien nog meer waardeerde: de fouten zijn weg, niet alleen verminderd. Wat buiten wordt vastgelegd, is binnen direct beschikbaar, exact zoals het was ingevoerd.

“Onze inspecteurs stuurden elke dag foto’s via WhatsApp en schreven alles over in Word. Nu tikken ze niets meer over. De rapportage is er zodra ze de deur uitlopen. We hadden dit tien jaar eerder moeten doen.”

Operationeel manager, inspectiebureau